Beta
So funktioniert's
Das SOS-System gibt jedem Dokument einen festen Platz – auf Papier, am Handy, am Rechner und in der Cloud. Auf dieser Seite steht, wie es aufgebaut ist und warum es so aufgebaut ist.
Die Grundidee
Was du ablegen möchtest, kommt von überall her: als Brief auf dem Küchentisch, als PDF im Download-Ordner, als Foto auf dem Handy. Die Inbox (00) ist dein Eingang. Dort darf alles erst einmal nur ankommen – ohne Entscheidung. Von dort aus verteilst du es, wenn du so weit bist.
INBOX und ARCHIV plus acht feste Bereiche geben deiner Ablage eine Struktur. Die Ziffer davor sorgt dafür, dass die Ordner überall in derselben Reihenfolge stehen – im Regal, in der Cloud, auf dem Handy. Dieselben Namen helfen dir auf Papier und in deinen digitalen Ordnern.
Ein Ausschnitt
Oben siehst du die Bereiche –
hier ein Ausschnitt mit echten Ordnern.
Überall dieselbe Struktur
Die Grundstruktur des SOS-Systems ist überall identisch: in der Papierablage, am Handy, am Rechner und in der Cloud. Du musst dich nicht umgewöhnen und nicht erinnern, wo etwas anders heißt. Dein Kontoauszug gehört gedanklich immer an denselben Platz – ganz gleich, ob du ihn auf Papier bekommst oder als PDF speicherst.
Und im Alltag? Ein Beispiel
Bezahlen? Erledigen? Nachhalten? Ablegen?
Bei einer Rechnung zählt auch: Musst du noch etwas tun – oder ist alles erledigt?
Genau dabei hilft dir DokSort. So bleiben offene Aufgaben im Blick und erledigte Unterlagen bekommen ihren Platz.
Eigenes Dokument einordnenNoch etwas zu tun
Die Rechnung bleibt bei deinen offenen Aufgaben, bis du sie bezahlt hast.
Vereinfachtes Beispiel: In DokSort kommen vorher zwei kurze Fragen. Den vollständigen Weg für dein Dokument findest du dort.
Das System dahinter
Der alte Stapel muss nicht weg sein,
bevor du den ersten Schritt machst.
In der Inbox darf alles erst einmal nur ankommen – ohne Entscheidung.
Dieselben Bereiche, dieselben Namen – auf Papier wie digital.
Offene Aufgaben, laufende Vorhaben und wichtige Nachweise bekommen ihren Platz. Das SOS-System denkt den Notfall von Anfang an mit: Deine wichtigsten Unterlagen liegen in Bereich 07 – das ist zugleich dein Notfall-Ordner.
Die Idee dahinter
Informationen erreichen dich auf Papier – als Brief, Zettel, Zeitungsausschnitt, Foto – oder digital als Mail, Nachricht, Datei oder Anhang. Beides kannst du verschieben, kopieren oder loswerden. Und beides kommt aus einem Grund zu dir. Genau da fängt das SOS-System an: Hat etwas nichts mit dir zu tun und interessiert dich nicht, darf es sofort weg. Was du später brauchst oder bewusst behalten möchtest, bekommt im SOS-System einen passenden Platz – und über den entscheiden drei Dinge.
Zeit
Manchmal steht das Datum schon im Dokument – die Einladung zur Hochzeit in zwei Monaten, die Wegbeschreibung fürs Bewerbungsgespräch. Manchmal ist es ungewiss – die Quittung für die Steuererklärung, der Mietvertrag für einen Wohngeldantrag, den du vielleicht stellst. Und manchmal gibt es kein Datum, nur das Gefühl, dass du es irgendwann brauchst: die Geburtsurkunde, der alte Arztbrief, die Urlaubsfotos. Vielleicht brauchst du eine Unterlage sofort, bald, demnächst, irgendwann – oder wahrscheinlich nie. Oft weißt du es heute noch nicht genau.
Ist die Zuordnung noch unklar, hilft dir zunächst die Inbox. Im Cockpit sammelst du, was aktuell ansteht.
Art
Die Geldbox (03) ist dein Bereich für alles mit Geld: Einnahmen, Ausgaben, Verträge und Belege – Quittungen, Gehaltszettel, Kontoauszüge, Steuerbescheide. Was eine Sache voranbringt, die dich gerade beschäftigt – eine Reise, ein Antrag beim Amt, ein Rechtsstreit, ein Semester, ein Nebenjob –, sind Projekte (02). Was du nur als Nachweis brauchst, aber dann unbedingt – Urkunden, Zeugnisse, Impfpass, Berechtigungen, Eigentum –, ist Person (07), zugleich dein Notfall-Ordner. Was dich einfach interessiert, kommt in den Wissensspeicher (05); die Vergangenheit, die du mitnehmen willst, in die Erinnerung (06).
Die Art sagt den Bereich. Was gerade damit zu tun ist, sagt den Ordner – eine offene Rechnung liegt deshalb zuerst im Cockpit.
Bedeutung
Das entscheidest nur du. Wer minimalistisch lebt, trennt sich leichter; wer sich unsicher fühlt, behält lieber. Das SOS-System schreibt dir nicht vor, was du aufhebst – es sorgt dafür, dass alles, was du aufhebst, einen festen Platz hat und du in ein paar Jahren leicht entscheiden kannst, was weg kann.
Persönlich wichtig ist auch wichtig.
Die Art der Unterlage hilft bei der Zuordnung zum Bereich. Ob gerade etwas zu erledigen ist oder eine Sache noch läuft, bestimmt den Ordner darin mit – das zeigen die drei Beispiele.
Aus deinem Alltag
Wähl eine Unterlage – du siehst ihren Platz und die drei Fragen dahinter.
Das liegt vor
Du hast sie geprüft. Nur die Zahlung ist noch offen.
geprüft · noch zu zahlenDer passende Platz
Solange du noch zahlen musst, liegt sie bei deinen offenen Rechnungen. Danach wird sie zum Beleg und wandert in die Geldbox.
Ändert sich die Aufgabe, kann sich der Ort ändern: Die bezahlte Rechnung wird zum Beleg, der bewilligte Antrag zum Bescheid in der Geldbox. Das SOS-System rechnet damit – und DokSort fragt genau danach.
Dort wartet ein Dokument, bis du weißt, wofür du es brauchst – kein Fehler, sondern ein fester Platz für Unentschiedenes. Zeit, Art und Bedeutung stecken in jeder Antwort, die DokSort dir gibt. Du musst sie nicht auswendig können. Du musst nur ein Dokument beschreiben.
Die Werkzeuge
Baut dir aus deinen Antworten deine Ordner – fertig benannt, zum Herunterladen.
Hilft dir danach im Alltag: Bist du unsicher, wohin ein Brief gehört, fragst du DokSort – er arbeitet nach demselben System und findet mit dir den passenden Ordner. Die App sortiert nicht automatisch; das Ablegen machst du selbst.
Zeigt dir, wo du nachsehen kannst, wenn du etwas suchst. Er durchsucht keine Dateien.
Meine Ablage, DokSort und DokFind kannst du kostenlos und ohne Anmeldung nutzen. Alles passiert in deinem Browser – du musst nichts hochladen.
Persönlich entwickelt · aus dem Alltag
Ich bin Arletta. Seit über 25 Jahren entwickle ich das SOS-System weiter, damit jede und jeder sinnvoll und einfach seine Dokumente und Informationen wiederfinden kann – entwickelt für die Anforderungen, die das Leben mit sich bringt.
Als Juristin komme ich gut mit Unterlagen zurecht und mache jetzt meine Erfahrung für jedermann zugänglich.
ArlettaNoch eine Frage?
Diese Seite erklärt, wie das SOS-System aufgebaut ist. Wenn dir eine konkrete Frage begegnet – vor dem Start oder im Alltag –, findest du alle Antworten gesammelt auf einer Seite.
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