Warum es das SOS-System gibt
Es gibt diesen einen Moment, den eigentlich jeder kennt: Du brauchst dieses eine wichtige Papier. Jetzt. Und es ist nicht da. Nicht auf dem Schreibtisch, nicht in der Schublade und nicht in dem Stapel, in dem „eigentlich alles“ liegt. Im dafür zuständigen Ordner musst du eh nicht nachschauen, weil du den seit dem letzten Umzug gar nicht mehr angefasst hast.
Ordnung in Unterlagen lernt man nirgends
Wie man mit Papieren und allen sonstigen Informationen umgeht, wird kaum jemandem als jungem Menschen vermittelt; älteren übrigens erst recht nicht. Nicht in der Schule und oft auch nicht zu Hause. Also bastelt sich jede und jeder irgendetwas zusammen, sobald man muss, weil man „erwachsen“ wird mit 18 Jahren, auszieht oder einfach mehr und mehr Papierkram in das Leben einsickert: einen Ordner „Versicherungen“, einen Ordner „Wichtig“ und einen Ordner „Sonstiges“, der leider schnell der dickste von allen wird.
Und heute kommt noch die digitale Flut dazu: Mails mit Anhängen, Informationen in Messengern, Fotos von Dokumenten, Downloads überall.
Wo früher nur ein Papierstapel das Problem war, sind es jetzt viele Stapel, und dazu noch in unterschiedlichen Ausprägungen und meistens unsichtbar. Du weißt, wovon ich hier rede: es sind einfach überall Stapel in vielen Formen. Kaum beherrschbar, wenn man ehrlich ist.
Das Schwerste ist die Frage davor
Mit den Jahren habe ich gemerkt, was mich bei diesem Thema am meisten Kraft kostet: die Entscheidungen. Es ist nicht das Wegräumen als solches, sondern die Frage: was mache ich jetzt damit?
Das „Hineintun“ selbst ginge je nach Art der Ablage vielleicht noch schnell, vor allem dann, wenn man sich bereits für ein einfaches System entschieden hat. Kraft kostet die Frage davor: Wohin damit?
Jeder neue Brief und jede Mail mit Handlungsbedarf stellt sie wieder. Und jedes Mal muss man neu entscheiden. Wer alles richtig machen will, verliert sich darin. Wer wenig Erfahrung hat, weiß gar nicht, wo er anfangen soll. Für mich waren diese immer neuen Entscheidungen das Schlimmste.
25 Jahre im Alltag bewährt
Das SOS-System ist aus der Praxis entstanden, nicht aus der Theorie und ganz sicher nicht durch „künstliche Intelligenz“, die einem immer wieder etwas anderes als Ablage-Ort vorschlagen würde.
Es entstand in meinem Familien-Alltag mit den Kindern, dem Haus, den Fahrzeugen, dem ganzen, was man heute „Mental Load“ nennt: alles, worum man sich als „Familienmanagerin“ kümmern muss. Es ist über 25 Jahre gewachsen und hatte seine Bewährungsprobe in der Flut, als unser Haus weitgehend zerstört wurde und wir zunächst nicht mehr „normal“ zuhause leben konnten. Als das Schlimmste beseitigt war, habe ich den Gedanken fortgeführt, dass dieses auch anderen Menschen zur Seite stehen könnte.
Denn ich habe gelernt: mit jeder neuen Lebenslage kamen und kommen neue Unterlagen dazu. Und jedes Mal habe ich mich gefragt: Wo muss das liegen, damit ich es wiederfinde? Nach langem Abwägen und endlosen Prüfreihen, auch über meinen eigenen Haushalt hinweg, hatte ich Antworten, die jeder anwenden kann, egal, um was für ein Dokument es geht. Ich muss nicht mehr neu überlegen. Ich kenne die Orte, weil sie einer inneren Logik folgen, die jeder Mensch leicht nachvollziehen kann. Daraus ist das SOS-System geworden.
Ein fester Platz für jedes Dokument
Das SOS-System, Simpel Ordnung Schaffen, gibt jedem Dokument einen festen Platz. Neben INBOX und ARCHIV gibt es acht feste Bereiche mit den Ziffern 01 bis 08. Welcher Platz der richtige ist, entscheiden drei Dinge: wann du es wieder brauchen wirst, welche Art von Unterlage es ist und welche Bedeutung sie für dich hat.
Dieser Ordnungsbereich ist überall gleich strukturiert: in der Papierversion, auf dem Handy, auf dem Laptop/Tablet/Rechner und in der Cloud. Wer einmal weiß, wo etwas liegt, findet es in jeder Form wieder.
Dabei gilt: Das SOS-System sagt dir, wohin etwas gehört. Und du legst fest, wie es bei dir konkret aussehen soll.
Ab heute, nicht ab gestern
Und der alte Stapel? Der darf erst einmal liegen bleiben. Er läuft dir nicht weg. Das SOS-System beginnt mit dem, was ab heute hereinkommt, ein Brief nach dem anderen. So entsteht Ordnung, die bleibt, ohne dass du erst einen Berg abtragen musst.
Übrigens musst du dich nicht überfordern mit dem Lernen. Denn im SOS-System gibt es kleine und große Helferlein, die dir zur Seite stehen:
Meine Ablage baut dir deine Ordnerstruktur.
DokSort sagt dir, wohin ein Dokument gehört.
Wenn du es nicht so klar sagen kannst: frage den KI-Dolmetscher (Arbeitstitel), der ausschließlich auf die Prinzipien des SOS-Systems zugreift.
DokFind hilft dir beim Wiederfinden.
Und das Buch, an dem ich gerade schreibe, erklärt dir das Ganze von Grund auf.
Die SOS-Familie stelle ich dir in einem anderen Blog-Beitrag vor.
Erstelle dir deine Ordnerstruktur mit Meine Ablage. Dann nimm ein einziges Dokument in die Hand, das oberste vom Stapel oder das neueste auf dem Handy, und gib ihm seinen Platz. Mehr nicht. Das reicht für heute.
Dr. Arletta Kösling ist Juristin, Mutter von drei Kindern und Entwicklerin des SOS-Systems – entstanden aus 25 Jahren echtem Alltag. Der schönste Satz dazu stammt von Katrin: „Jeder braucht eine Arletta."